JPK_PKPiR: kto przechodzi na elektroniczną księgę w 2026, a kto w 2027 roku

Zbroszurowana książka przychodów i rozchodów w segregatorze, obok teczka z fakturami — ten zestaw działał w małych firmach przez dekady. Teraz odchodzi do przeszłości, ale nie u wszystkich naraz. Obowiązek prowadzenia KPiR w programie komputerowym i przesyłania jej do urzędu jako pliku JPK wchodzi etapami: najpierw obejmuje rozliczających VAT miesięcznie, rok później pozostałych. Poniżej tłumaczymy, kto należy do której grupy, co i kiedy się wysyła oraz jakich danych najczęściej brakuje w firmowych ewidencjach.

Co dokładnie zmieniło się od 2026 roku

Z dniem 1 stycznia 2026 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299). Zastąpiło ono rozporządzenie z 2019 r., wprowadzając nowy wzór księgi i nowe zasady jej prowadzenia. Sam obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg wynika z ustawy o PIT, a dla ryczałtowców z ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym; harmonogram był kilkakrotnie przesuwany, ostatnio ustawą z 27 września 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1593).

Pod hasłem „JPK w podatkach dochodowych” kryją się trzy różne obowiązki. Warto je rozdzielić na początku:

Forma papierowa — zbroszurowana i numerowana — pozostaje dopuszczalna dla podatników, których obowiązek elektroniczny jeszcze nie objął. Kto jest już w pierwszej grupie, papieru nie utrzyma jako podstawowej formy księgi.

Zmieniła się też kwestia zwolnień. W stanie obowiązującym w 2026 r. nie funkcjonuje tryb, w którym naczelnik urzędu skarbowego zwalnia podatnika z obowiązku prowadzenia księgi ze względu na rodzaj i rozmiar działalności, wiek czy stan zdrowia — nowe rozporządzenie takiego przepisu nie zawiera. Kto księgi nie prowadzi, wynika dziś wprost z ustawy: dotyczy to m.in. podatników prowadzących pełne księgi rachunkowe oraz rozliczających się w formach zryczałtowanych, opartych na własnych ewidencjach. Jeżeli firma korzystała ze zwolnienia wydanego w poprzednim stanie prawnym, aktualny zakres obowiązków warto skonfrontować z pytaniami i odpowiedziami MF dotyczącymi JPK_PD, które resort na bieżąco uzupełnia.

Cały tekst dotyczy księgowości uproszczonej: podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Firmy prowadzące pełne księgi rachunkowe mają własne struktury — JPK_KR_PD i JPK_ST_KR — inne terminy i inne zasady.

Trzy struktury: JPK_PKPIR(3), JPK_EWP i JPK_ST

• JPK_PKPIR(3) — podatkowa księga przychodów i rozchodów. Dotyczy przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, którzy prowadzą KPiR.
• JPK_EWP — ewidencja przychodów, czyli struktura dla podatników na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.
• JPK_ST — wykaz (ewidencja) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. To osobny plik, który towarzyszy zarówno KPiR, jak i ewidencji przychodów.

Cyfra w nawiasie to numer wersji schematu. Ministerstwo Finansów publikuje kolejne wersje struktur logicznych, więc oznaczenie może się zmienić — przed wysyłką warto sprawdzić w wykazie w sekcji JPK w podatkach dochodowych na portalu podatki.gov.pl, która wersja obowiązuje i czy obsługuje ją program księgowy. Plik wygenerowany według nieaktualnej schemy nie przejdzie walidacji.

Ryczałtowcy bywają przekonani, że temat ich nie dotyczy, bo nie prowadzą księgi przychodów i rozchodów. To nieporozumienie: JPK_PKPIR(3) rzeczywiście ich nie obejmuje, ale JPK_EWP i JPK_ST — tak. Firma na ryczałcie, która ma choćby jeden środek trwały w ewidencji, wysyła dwa pliki, nie jeden.

Kto przechodzi w 2026, a kto w 2027 roku

Kluczem podziału nie jest wielkość firmy ani branża, tylko status w VAT. Podatnicy zobowiązani do JPK_V7M (rozliczenie miesięczne) stosują nowe zasady do lat podatkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2025 r., a pozostali — w tym rozliczający VAT kwartalnie w ramach JPK_V7K oraz zwolnieni z VAT — do lat rozpoczynających się po 31 grudnia 2026 r.

* Podane daty obowiązują przy założeniu, że rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym — tak jest u większości osób fizycznych prowadzących działalność. Termin 2 maja 2028 r. wynika stąd, że 30 kwietnia 2028 r. przypada w niedzielę, a 1 maja jest dniem ustawowo wolnym. Przy innym roku podatkowym daty trzeba wyliczyć indywidualnie — powyższe są przykładem, a nie regułą dla każdego okresu.

Wysyłka jest roczna, nie miesięczna

To najczęstsze pytanie o JPK w rozmowach z klientami: plik z księgą przesyła się raz w roku, po zakończeniu roku podatkowego, w terminie złożenia zeznania rocznego — PIT-36, PIT-36L albo PIT-28. Miesięcznej wysyłki księgi nie ma.

Pomyłka bierze się z przyzwyczajenia do JPK_V7M, który faktycznie idzie do urzędu co miesiąc. Struktury dochodowe działają inaczej: przez cały rok księga jest prowadzona w programie, a dopiero po zamknięciu roku powstaje z niej jeden plik. Druga pułapka informacyjna to wydłużenie terminu przesyłania plików JPK_KR_PD i JPK_ST_KR — z 30 kwietnia na 31 lipca. Bywa ono cytowane jako „przesunięcie terminu JPK”, tymczasem dotyczy wyłącznie pełnej księgowości; przy KPiR i ryczałcie termin pozostaje bez zmian.

JPK na żądanie — osobny obowiązek, inne zasady

Niezależnie od rocznej wysyłki organ może w toku kontroli, postępowania lub czynności sprawdzających zażądać przekazania ksiąg i dowodów w formacie JPK. Podstawą jest art. 193a Ordynacji podatkowej, a zasady opisuje MF w sekcji JPK na żądanie. Warto zapamiętać trzy rzeczy.

Po pierwsze, termin to co najmniej 3 dni — a nie „zwykle 3 dni”. Dokładny termin wyznacza organ w wezwaniu i bywa dłuższy. Po drugie, w uzasadnionej sytuacji można wystąpić o jego wydłużenie; wniosek najlepiej złożyć przed upływem pierwotnego terminu, z podaniem przyczyny.

Po trzecie, i to jest różnica najczęściej pomijana: obowiązek przekazania JPK na żądanie dotyczy ksiąg i dowodów prowadzonych przy użyciu programów komputerowych. Podatnik, który w okresie jeszcze dozwolonym prowadzi księgę wyłącznie papierowo, nie musi na potrzeby kontroli wytwarzać z niej pliku JPK — przedstawia księgę w tej formie, w jakiej ją legalnie prowadzi. Szerzej o tym, co administracja skarbowa widzi w danych z KSeF i JPK, piszemy w tekście o kontroli podatkowej w jednoosobowej działalności.

Nowy wzór księgi: 19 kolumn, numer KSeF i NIP kontrahenta

Rozporządzenie zmieniło sam wzór księgi: zamiast 17 kolumn KPiR ma ich 19. Doszły dwie pozycje pokazujące kierunek zmian:

• kolumna nr 3 — numer faktury z KSeF, czyli identyfikator nadany dokumentowi w Krajowym Systemie e-Faktur,
• kolumna nr 5 — NIP kontrahenta, wcześniej w księdze niewykazywany w sposób ustandaryzowany.

Sens tych kolumn jest prosty: administracja skarbowa może automatycznie zestawić wpis w księdze z konkretną fakturą w KSeF i z konkretnym podmiotem. Dotąd wymagało to pracy ręcznej. Zmienił się też katalog dowodów księgowych i ujednolicono terminy wpisów — przychody ujmuje się co do zasady do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania. Dla firm, które dotąd „nadrabiały” księgowanie raz na kwartał, to zmiana rytmu pracy, a nie tylko formularza.

Co warto przygotować już teraz

Skoro pierwsza wysyłka przypada dopiero w 2027 r., łatwo odłożyć temat. Plik za 2026 rok powstanie jednak z danych wprowadzanych w trakcie 2026 roku — a tych po fakcie zwykle nie da się uzupełnić bez sięgania do dokumentów źródłowych.

1. Program księgowy — czy obsługuje 19-kolumnowy wzór księgi, ma pola na numer KSeF i NIP kontrahenta oraz potrafi wygenerować plik XML zgodny z aktualnym schematem XSD Ministerstwa Finansów. Przepisy nie narzucają konkretnego narzędzia i nie zakazują wykorzystania arkusza kalkulacyjnego jako elementu rozwiązania — decyduje zgodność księgi z przepisami oraz realna możliwość wytworzenia i wysłania prawidłowej struktury. Sam arkusz, bez funkcji generowania poprawnego XML, to jednak za mało.
2. Baza kontrahentów — kompletne numery NIP, w tym przy zakupach od podmiotów, którym dotąd wystarczała sama nazwa.
3. Ewidencja środków trwałych — przeniesiona do systemu, z datą nabycia, nazwą, klasyfikacją KŚT, stawką i metodą amortyzacji; tego wymaga JPK_ST.
4. Spójność z JPK_VAT — dane w księdze i w ewidencji VAT muszą się zgadzać, bo urząd zestawi oba źródła automatycznie.
5. Test walidacji i UPO — przed pierwszą produkcyjną wysyłką warto wygenerować plik na danych za zamknięty okres, sprawdzić, czy przechodzi walidację względem obowiązującej schemy, i upewnić się, że po wysyłce otrzymują Państwo Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Brak UPO oznacza, że plik nie został skutecznie złożony.

Typowe braki w danych i korekty przesłanych plików

Problemem rzadko bywa sama wysyłka. Problemem są dane, które przez lata były „wystarczająco dobre” dla papierowej księgi, a przy walidacji pliku okazują się niekompletne. Najczęściej powtarzają się:

• Nieaktualne dane kontrahenta. Systemy księgowe zwykle nie archiwizują historycznych nazw i adresów — plik pokaże dane dzisiejsze, nie te z momentu transakcji.
• Ujemne wartości w pozycjach spisu z natury. Remanent opiera się na fizycznym pomiarze stanu, a nie na wyliczaniu różnic — wartości ujemne zostaną odrzucone.
• Ucinanie prefiksów numerów dowodów. Przy eksporcie do XML znikają oznaczenia typu „FS”, „FSK” czy „DW”, co utrudnia identyfikację dowodu.
• Ewidencja środków trwałych prowadzona „po staremu” — bez kompletu pól wymaganych przez JPK_ST.
• Rozjazd między KPiR a ewidencją VAT. Różnice w kwotach lub datach, wcześniej niewidoczne, teraz rzucają się w oczy po stronie urzędu.

Osobna kwestia to korygowanie już przesłanego pliku. Ministerstwo Finansów opublikowało i na bieżąco aktualizuje odpowiedzi dotyczące korekt, ciągłości zapisów oraz składania plików za poszczególne okresy — tam warto zajrzeć w pierwszej kolejności. Istotne jest przy tym rozróżnienie: roczne pliki JPK_PD (JPK_PKPIR(3), JPK_EWP, JPK_ST) koryguje się przez ponowne złożenie poprawionego pliku, natomiast struktury przekazywane na żądanie organu — zgodnie z wyjaśnieniami MF — nie podlegają korekcie w tym samym trybie; rozbieżności wyjaśnia się w toku samej kontroli.

Odpowiedzialność za brak wysyłki lub błędy

Odpowiedzialność reguluje art. 61a Kodeksu karnego skarbowego, rozróżniający dwie sytuacje: nieprzesłanie księgi albo przesłanie księgi nierzetelnej (niezgodnej ze stanem rzeczywistym) — grzywna do 240 stawek dziennych; oraz przesłanie księgi po terminie albo księgi wadliwej, czyli prowadzonej niezgodnie z przepisami, ale odzwierciedlającej rzeczywistość — łagodniej, jak wykroczenie skarbowe.

Ten przepis warto czytać w kontekście, bo sam wymiar grzywny mówi niewiele. Odpowiedzialność karnoskarbowa nie powstaje automatycznie po każdym błędzie technicznym. Musi zostać wypełnione znamię czynu opisane w przepisie, konieczna jest wina sprawcy, a organ bierze pod uwagę wagę uchybienia — inaczej ocenia się literówkę w numerze dowodu, inaczej pominięcie części przychodów; czyn o znikomej szkodliwości społecznej w ogóle nie jest karalny. Do tego dochodzą dwie instytucje stosowane w praktyce najczęściej: samodzielna korekta pliku oraz czynny żal, skuteczny wtedy, gdy zostanie złożony zanim organ sam wykryje nieprawidłowość.

Kiedy warto oddać to księgowemu

Część przedsiębiorców poradzi sobie samodzielnie — zwłaszcza przy prostej działalności usługowej, kilkunastu dokumentach miesięcznie i programie zaktualizowanym na czas. Są jednak sytuacje, w których udział księgowego realnie zmniejsza ryzyko:

• ewidencja środków trwałych prowadzona dotąd poza systemem księgowym,
• sprzedaż księgowana zbiorczo z kasy fiskalnej i pytanie o wymaganą częstotliwość wpisów,
• luki w numerach NIP kontrahentów albo podmioty, które zmieniły dane,
• kilka form ewidencji lub zmiana formy opodatkowania w trakcie roku,
• rozbieżności między KPiR a JPK_VAT, których źródła nie widać na pierwszy rzut oka.

Wartość profesjonalnej obsługi nie polega tu na „wysłaniu pliku” — to czynność techniczna. Polega na tym, że ktoś przez cały rok pilnuje, by dane wprowadzane na bieżąco miały strukturę, z której plik da się poprawnie wygenerować, i by księga zgadzała się z ewidencją VAT, zanim zrobi to za nas system urzędu.

Pierwsza wysyłka to termin odległy, ale przygotowanie do niej odbywa się teraz — w danych wprowadzanych każdego miesiąca. Jeżeli mają Państwo wątpliwości, do której grupy należy firma, czy program spełnia wymagania nowego wzoru księgi albo jak uporządkować ewidencję środków trwałych przed JPK_ST, chętnie to przejrzymy. Biuro Rachunkowe Alina Mączka w Chorzowie prowadzi KPiR i ryczałt dla firm ze Śląska oraz zdalnie z całej Polski — telefon 503 666 300 czynny jest całą dobę.

Artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Podane terminy rocznej wysyłki dotyczą podatników, u których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym. Przepisy i wersje struktur logicznych zmieniają się, dlatego przed wysyłką warto sprawdzić bieżące komunikaty Ministerstwa Finansów. Stan prawny opisano na podstawie rozporządzenia z 6 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1299) oraz ustawy z 27 września 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1593). W sprawach konkretnej firmy prosimy o kontakt z księgowym.