Ulga na złe długi w VAT i PIT 2026: kontrahent nie płaci — jak odzyskać podatek (i kiedy fiskus upomni się u dłużnika)

Sytuację zna niemal każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność. Faktura wystawiona, towar wydany albo usługa wykonana, VAT i zaliczka na PIT dawno zapłacone do urzędu — a przelewu od kontrahenta jak nie było, tak nie ma. W efekcie odprowadzasz podatek od pieniędzy, których nie zobaczyłeś na koncie. Na szczęście przepisy przewidują mechanizm, który pozwala „odkręcić” ten podatek: ulgę na złe długi. Co ważne, działa ona w obie strony — wierzyciel może odzyskać podatek, ale nierzetelny dłużnik musi skorygować swoje rozliczenie, o czym często nawet nie wie.

Na czym polega ulga na złe długi (i dlaczego działa w dwie strony)

Ulga na złe długi to mechanizm, który ma przywrócić równowagę w sytuacji, gdy między kontrahentami nie doszło do zapłaty. Chodzi o to, by nie utrzymywać stanu, w którym jedna strona odprowadza podatek od transakcji, a druga korzysta z odliczenia VAT lub zaliczenia wydatku do kosztów — mimo że pieniądze realnie nie zmieniły właściciela.

Dlatego ustawodawca zaprojektował dwie połączone role. Wierzyciel (sprzedawca, który nie dostał zapłaty) zyskuje prawo do zmniejszenia podatku. Dłużnik (nabywca, który nie zapłacił) ma obowiązek oddania korzyści, którą wcześniej uzyskał — i to niezależnie od tego, czy wierzyciel rzeczywiście ze swojego prawa skorzystał. Podstawą prawną są art. 89a i 89b ustawy o VAT oraz art. 26i (a przy zaliczkach — art. 44 ust. 17–24) ustawy o PIT.

Kluczowa liczba to 90 dni. Termin ten liczymy nie od daty wystawienia faktury, lecz od dnia następującego po upływie terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie. Po jego przekroczeniu — jeśli należność nadal nie została uregulowana ani zbyta — nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną i uruchamiają się skutki podatkowe u obu stron.

Strona wierzyciela w VAT: jak odzyskać VAT (art. 89a)

Jeśli kontrahent nie zapłacił Ci za fakturę w ciągu 90 dni od terminu płatności, masz prawo skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny — czyli w praktyce „cofnąć” VAT, który wcześniej wykazałeś jako należny. Aby to zrobić, muszą być spełnione warunki z art. 89a ust. 2 ustawy o VAT:

• na dzień poprzedzający złożenie deklaracji (pliku JPK_V7) z korektą jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT;
• od daty wystawienia faktury nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została ona wystawiona (limit ten wydłużono z 2 do 3 lat od 1 października 2021 r.).

Ulga po stronie wierzyciela to prawo, a nie obowiązek — sam decydujesz, czy z niej skorzystasz. Po wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawie C-335/19 usunięto część dawnych barier, dzięki czemu z ulgi można korzystać także wtedy, gdy dłużnikiem jest konsument lub podatnik zwolniony z VAT. W takim jednak przypadku sam upływ 90 dni nie wystarczy — ulgę zastosujesz tylko, jeśli spełniony jest dodatkowo co najmniej jeden z warunków z art. 89a ust. 2a: wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę egzekucji, albo wpisana do rejestru długów prowadzonego na podstawie ustawy, albo wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.

Korektę wykazujesz w pliku JPK_V7 (w wersji miesięcznej JPK_V7M lub kwartalnej JPK_V7K) po stronie sprzedaży, ze znakiem „in minus”: zaznaczasz pole korekty z art. 89a ust. 1 (KorektaPodstawyOpodt), podajesz termin płatności (TerminPlatnosci), ujmujesz ujemne wartości podstawy i podatku według właściwej stawki, a zbiorczo w polach deklaracyjnych P_68 i P_69. Robisz to w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności — a nie „na bieżąco” czy wstecznie za miesiąc pierwotnej faktury. Jeżeli po terminie tego rozliczenia korekty jednak nie zrobiłeś, prawo do niej nie przepada od razu — możesz ją zrealizować także poprzez korektę właściwej deklaracji, dopóki mieścisz się w 3-letnim limicie.

Dwie sytuacje warto zapamiętać. Przy częściowej zapłacie korekta obejmuje wyłącznie niezapłaconą część należności. Jeżeli natomiast dłużnik ureguluje fakturę — albo Ty zbędziesz wierzytelność — po tym, jak skorzystałeś z ulgi, masz obowiązek „oddać” odzyskany VAT: wykazujesz wartości dodatnie wraz z datą zapłaty (art. 89a ust. 4) w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiła zapłata lub zbycie. Sprawne przygotowanie takich korekt to element bieżącej obsługi rozliczeń — jeśli powierzasz komuś sporządzanie deklaracji podatkowych, ulga na złe długi powinna być monitorowana automatycznie przy każdej przeterminowanej fakturze.

Strona dłużnika w VAT: obowiązkowa korekta (art. 89b)

Tu zaczyna się część, o której wielu przedsiębiorców zapomina — a która potrafi być bolesna. Jeżeli to Ty jesteś dłużnikiem, czyli odliczyłeś VAT z faktury zakupowej i nie zapłaciłeś jej w ciągu 90 dni od terminu płatności, masz obowiązek skorygowania odliczonego podatku. Nie jest to Twój wybór ani uprzejmość wobec kontrahenta — to ustawowa powinność wynikająca z art. 89b ustawy o VAT, niezależna od tego, czy wierzyciel skorzystał ze swojej ulgi.

Korektę wykazujesz w ewidencji zakupu pliku JPK_V7 — w polu K_46 ze znakiem minus (art. 89b ust. 1), a zbiorczo w polu deklaracyjnym P_46 — za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Zwróć uwagę na terminologię: w JPK jest to zmniejszenie podatku naliczonego (znak minus), choć ekonomicznie może zwiększyć Twój VAT do zapłaty. Wyjątek: obowiązek znika, jeśli uregulujesz należność najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego. Przy zapłacie częściowej korekta dotyczy tylko nieopłaconej części, a jeśli uregulujesz dług po dokonaniu korekty — odzyskujesz prawo do ponownego odliczenia VAT (pola K_47/P_47 ze znakiem plus, art. 89b ust. 4) w rozliczeniu za okres zapłaty.

Dlaczego to takie istotne? Od 2022 r. wierzyciel wykazuje w pliku JPK_V7 termin płatności faktur objętych ulgą, dzięki czemu administracja skarbowa dysponuje danymi pozwalającymi porównywać rozliczenia obu stron. Nie oznacza to, że każda nieprawidłowość zostanie wykryta automatycznie — ale brak wymaganej korekty prowadzi do nieprawidłowego rozliczenia VAT i może skutkować zaległością podatkową, odsetkami oraz odpowiedzialnością karną skarbową, zależnie od okoliczności. Jeśli zorientujesz się, że przegapiłeś taki obowiązek, złóż korektę JPK_V7 i ureguluj ewentualną zaległość wraz z odsetkami; zasadność i skuteczność złożenia czynnego żalu oceń indywidualnie w świetle przepisów Kodeksu karnego skarbowego.

Ulga na złe długi w PIT a zaliczki w trakcie roku (art. 26i)

Analogiczny mechanizm działa w podatku dochodowym — i również jest dwustronny. Wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania, a gdy ponosi stratę — zwiększyć tę stratę, o wartość niezapłaconej należności zaliczonej wcześniej do przychodów. Dłużnik musi zwiększyć podstawę opodatkowania (a jeśli wykazuje stratę — najpierw ją zmniejszyć, a ewentualną nadwyżkę doliczyć do podstawy) o wartość niezapłaconego zobowiązania zaliczonego do kosztów. Korekta obejmuje wyłącznie kwotę wcześniej rozpoznaną podatkowo — u czynnego podatnika VAT jest to zwykle kwota netto faktury.

W PIT ulgę rozliczasz na dwóch poziomach. Po pierwsze — już w trakcie roku, przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy (art. 44 ust. 17–24). Jeśli do dnia terminu płatności zaliczki minęło 90 dni od terminu zapłaty faktury, dochód będący podstawą zaliczki można u wierzyciela zmniejszyć (a u dłużnika trzeba zwiększyć). Gdy przy zaliczce nie wykorzystasz pełnej kwoty zmniejszenia z powodu zbyt niskiego dochodu, niewykorzystaną część rozliczasz w kolejnych okresach, ale w ramach tego samego roku. Po drugie — w zeznaniu rocznym. Warunki dla zaliczek i dla zeznania ocenia się odrębnie: w zeznaniu uwzględnisz ulgę tylko wtedy, gdy na dzień jego złożenia wierzytelność nadal jest nieuregulowana i niezbyta. Jeśli dłużnik zapłacił (lub zbyłeś wierzytelność) przed złożeniem zeznania, rozliczenie roczne musi to odzwierciedlać — nie wykazujesz wtedy ulgi jako nadal przysługującej.

Powyższe zasady dotyczą rozliczających się według skali (PIT-36) i podatkiem liniowym (PIT-36L). Jeśli rozliczasz się ryczałtem (PIT-28), ulga działa na podobnej zasadzie, ale wynika z odrębnej ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (art. 11 — w zeznaniu rocznym, art. 21 — przy zaliczkach) i koryguje przychód, a nie dochód czy koszty — ryczałtowiec kosztów podatkowych bowiem nie rozlicza.

Tu kryje się pułapka: limit czasowy w PIT jest inny niż w VAT i składa się z dwóch odrębnych terminów. Z ulgi skorzystasz, jeśli od końca roku wystawienia faktury lub zawarcia umowy (gdy przypadają na różne lata — liczy się rok późniejszy) nie upłynęły 2 lata; w VAT ten sam warunek wynosi 3 lata. Osobną kwestią jest sytuacja, w której wartość ulgi przewyższa podstawę opodatkowania w danym roku — niewykorzystaną część możesz rozliczać przez kolejne 3 lata (licząc od końca roku, za który powstało prawo do ulgi), pod warunkiem że wierzytelność wciąż nie została uregulowana ani zbyta. Ten trzyletni okres nie „przedłuża” warunku dwuletniego — to dwa różne terminy.

Pozostałe warunki: dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania nie może być w trakcie restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji; transakcja musi być zawarta w ramach działalności obu stron, z dochodami opodatkowanymi w Polsce; ulga nie obejmuje transakcji między podmiotami powiązanymi. Jeśli umowny termin płatności przekracza granice wyznaczone ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, 90 dni liczysz od terminu wynikającego z tych przepisów, a nie od dowolnie wydłużonego terminu z umowy. Odrębnie traktowany jest też kasowy PIT (dostępny od 2025 r. dla części przedsiębiorców) — skoro przychód powstaje w nim dopiero z chwilą zapłaty, zasady ulgi stosuje się do takich rozliczeń inaczej i warto zweryfikować to indywidualnie. Jak w VAT — jeśli po skorzystaniu z ulgi dłużnik zapłaci lub zbędziesz wierzytelność, następuje korekta zwrotna (wierzyciel zwiększa podstawę, dłużnik zmniejsza) w okresie tego zdarzenia.

Ponieważ ulga w dochodowym wiąże się z przychodami i kosztami z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, warto pilnować jej równolegle z bieżącym księgowaniem, a nie dopiero przy sporządzaniu zeznania rocznego. Szczegółowe zasady stosowania ulgi w PIT i CIT opisuje m.in. poradnik dla przedsiębiorców oraz materiały branżowe dotyczące ulgi w podatku dochodowym.

Faktura korygująca a nieściągalna wierzytelność: czego nie mylić (zwłaszcza w KSeF)

To jedno z najczęstszych źródeł błędów. Faktura korygująca i ulga na złe długi rozwiązują zupełnie różne problemy, choć oba dotyczą „zmiany” wcześniejszego rozliczenia.

Faktura korygująca zmienia samą transakcję. Wystawiasz ją, gdy doszło do zwrotu towaru, udzielenia rabatu, pomyłki w cenie, ilości albo stawce VAT. Korygujesz wtedy to, co się faktycznie wydarzyło — bo pierwotna faktura nie odzwierciedla rzeczywistości. Jeżeli faktura i podatnik podlegają zasadom KSeF, taką korektę wystawia się co do zasady jako fakturę ustrukturyzowaną w strukturze FA(3); nadal istnieją jednak ustawowe wyłączenia oraz przypadki, w których KSeF jest dobrowolny.

Ulga na złe długi to inna sytuacja: transakcja i faktura są prawidłowe, sprzedaż się odbyła — kontrahent po prostu nie zapłacił. W takim przypadku nie wystawiasz faktury korygującej. Oryginalna faktura pozostaje bez zmian, a Ty korygujesz jedynie swoje rozliczenie: w VAT — poprzez zapis w JPK_V7 (art. 89a i 89b), w PIT — w zaliczce lub zeznaniu (art. 26i). Ta korekta jest w pełni odwracalna, jeśli dłużnik później zapłaci.

Kontekst 2026 roku ma tu znaczenie praktyczne. Obowiązkowy KSeF wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (sprzedaż wraz z VAT, czyli w kwocie brutto, powyżej 200 mln zł w 2024 r.) oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Później obowiązek obejmuje podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto — dla nich start przesunięto na 1 stycznia 2027 r. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy posługujący się NIP powinni być co do zasady przygotowani na odbieranie faktur w KSeF, nawet jeśli własny obowiązek ich wystawiania zaczyna się później; ustawa przewiduje jednak wyjątki, m.in. dla części transakcji konsumenckich, podmiotów zagranicznych i procedur szczególnych. Struktura FA(3) umożliwia wskazanie terminu płatności, ale jest to pole fakultatywne — KSeF może ułatwiać kontrolę biegu 90 dni, lecz nie zastępuje ewidencji terminów płatności prowadzonej przez podatnika. Zasady wystawiania i korygowania faktur w nowym systemie znajdziesz w naszym omówieniu fakturowania i korekt w KSeF (FA(3)), a oficjalne informacje — na stronie Ministerstwa Finansów poświęconej KSeF oraz w serwisie Biznes.gov.pl.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

• Liczenie 90 dni od daty faktury. Termin biegnie od dnia następującego po upływie terminu płatności, a nie od wystawienia dokumentu. Przy 60-dniowym terminie płatności realnie czekasz 60 + 90 dni.
• Nieświadomość obowiązku po stronie dłużnika. Wielu nabywców sądzi, że skoro „to sprzedawca odzyskuje VAT”, ich to nie dotyczy. Tymczasem korekta u dłużnika jest obligatoryjna — i to niezależnie od tego, czy wierzyciel skorzystał z ulgi.
• Pomylenie limitów: 3 lata w VAT, 2 lata w PIT. Zdarza się, że przedsiębiorca odzyska VAT, ale przegapi krótszy termin na ulgę w podatku dochodowym.
• Zły znak lub okres korekty w JPK. U dłużnika to zmniejszenie podatku naliczonego „in minus” (K_46), u wierzyciela korekta „in minus” po stronie sprzedaży — obie w okresie, w którym minął 90. dzień, nie wstecznie.
• Brak korekty zwrotnej po zapłacie lub zbyciu. Gdy dłużnik ureguluje należność (albo wierzyciel zbędzie wierzytelność) po skorzystaniu z ulgi, trzeba oddać odzyskany podatek. Zapomnienie o tym to zaniżenie zobowiązania.
• Mylne przekonanie, że trzeba udowodnić windykację. W standardowej transakcji B2B między czynnymi podatnikami VAT sam upływ 90 dni uprawdopodabnia nieściągalność — nie musisz prowadzić windykacji ani gromadzić wezwań. Powinieneś jednak mieć dokumenty potwierdzające istnienie i wysokość wierzytelności, termin płatności oraz brak (lub zakres częściowej) zapłaty. Dodatkowe dowody są wymagane, gdy dłużnik nie jest czynnym podatnikiem VAT.
• Wystawienie faktury korygującej zamiast zastosowania ulgi. Brak zapłaty nie jest powodem do korekty faktury — od tego jest ulga na złe długi.

Kiedy warto oddać to księgowej

Ulga na złe długi wygląda prosto tylko na pierwszy rzut oka. W praktyce to dwustronna korekta w dwóch różnych podatkach, o różnych terminach i różnych limitach, do tego wrażliwa na każdą częściową wpłatę, która potrafi zmienić rozliczenie w dwóch okresach naraz. Dochodzi do tego właściwy znak i pole w JPK, styk z KSeF oraz konieczność pilnowania statusu kontrahenta i terminów przedawnienia prawa do ulgi.

To właśnie obszar, w którym najłatwiej o kosztowny błąd: przegapiony obowiązek korekty u dłużnika, zły znak lub okres w JPK albo utracone prawo do ulgi w PIT z powodu krótszego, 2-letniego warunku. Biuro rachunkowe prowadzące na bieżąco Twoją ewidencję — w zakresie uzgodnionym w umowie i zależnie od możliwości używanego systemu — wychwytuje przeterminowane faktury i podpowiada, kiedy oraz w którym rozliczeniu ująć korektę po obu stronach transakcji. Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: odzyskany podatek tam, gdzie się należy, i spokój, że fiskus nie upomni się później o niedopełniony obowiązek.

Nie odzyskuj podatku po omacku. Jeśli masz przeterminowane faktury albo nie masz pewności, czy jako nabywca nie zaległeś z obowiązkową korektą, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym w Chorzowie. Przeanalizujemy Twoje rozliczenia, ustalimy właściwe terminy i przeprowadzimy korekty po obu stronach — tak, aby odzyskać należny podatek i uniknąć zaległości wobec fiskusa.

Artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przepisy podatkowe zmieniają się dynamicznie, a każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy — w konkretnej sprawie skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym. Stan prawny: lipiec 2026 r.