Zawieszenie JDG w 2026 roku: co dzieje się ze składką zdrowotną, VAT-em i KSeF podczas przerwy w działalności

Spadek zleceń, sezonowość, dłuższy wyjazd, narodziny dziecka, problemy zdrowotne albo zwykłe zmęczenie — powodów, dla których przedsiębiorca chce zrobić sobie przerwę w prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, jest mnóstwo. Zawieszenie JDG bywa wtedy znacznie wygodniejsze niż likwidacja firmy. Tylko w 2026 roku obraz tego, co naprawdę „zamarza” na czas przerwy, a co wciąż wymaga uwagi, jest mniej oczywisty niż jeszcze kilka lat temu. Wpływ mają na to nowe zasady składki zdrowotnej obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. oraz wchodzący w 2026 r. obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). W tym artykule pokazujemy, jak w praktyce wygląda zawieszenie działalności w 2026 roku — od ZUS, przez PIT i VAT, po KSeF.

Zawieszenie działalności gospodarczej w 2026 roku — na czym polega

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej to czasowe wstrzymanie prowadzenia firmy bez jej likwidacji. Wpis w CEIDG pozostaje, NIP i REGON zostają aktywne, a po stronie przedsiębiorcy znika obowiązek opłacania większości zobowiązań publicznoprawnych — choć, jak zobaczymy, nie wszystkich. Podstawą prawną są art. 22–25 ustawy z 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców.

Kto może zawiesić działalność

Z zawieszenia może skorzystać przedsiębiorca wpisany do CEIDG, który nie zatrudnia pracowników w rozumieniu prawa pracy. Chodzi o osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wszyscy pracownicy przebywają na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych — wówczas zawieszenie jest dopuszczalne mimo formalnego zatrudnienia.

Co istotne — i często mylone — umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło, agencyjna) nie blokują możliwości zawieszenia działalności. Można więc zawiesić firmę i jednocześnie korzystać z usług osoby na umowie zlecenia np. w celu ochrony lokalu czy obsługi pojedynczych spraw związanych z zabezpieczeniem majątku firmowego. Warunek o „braku pracowników” odnosi się ściśle do prawa pracy, a nie do każdej formy współpracy.

Na jak długo można zawiesić JDG

Minimalny okres zawieszenia to 30 dni. Maksymalny — w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej — nie jest ograniczony, można więc zawiesić firmę bezterminowo. Jedynym wyjątkiem są przedsiębiorcy zawieszający działalność w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem — tu obowiązuje limit 36 miesięcy.

Od reguły 30 dni jest jeden ciekawy wyjątek: jeżeli zawieszenie obejmuje wyłącznie luty (28 lub 29 dni), za minimalny okres przyjmuje się liczbę dni tego miesiąca w danym roku. To rzadko wykorzystywana, ale legalna ścieżka.

Jak zawiesić działalność — krok po kroku

Procedura jest w 2026 roku w pełni cyfrowa. Aby zawiesić JDG, składa się wniosek CEIDG-1 — najszybciej online przez portal biznes.gov.pl, logując się Profilem Zaufanym lub e-dowodem. We wniosku wskazuje się datę rozpoczęcia zawieszenia (może być zgodna z datą złożenia, wcześniejsza lub późniejsza) oraz — opcjonalnie — datę wznowienia. Jeżeli przedsiębiorca poda datę wznowienia, działalność wystartuje automatycznie. Jeżeli nie — zawieszenie trwa do momentu złożenia wniosku o wznowienie.

Po przyjęciu wniosku CEIDG informuje samodzielnie ZUS, urząd skarbowy i GUS. Przedsiębiorca nie składa żadnych dodatkowych formularzy do tych instytucji.

Co wolno podczas zawieszenia

Zawieszenie nie oznacza, że firma „znika” z obrotu prawnego. Przedsiębiorca może w tym czasie m.in.:

• wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem (np. spóźnione płatności),
• regulować zobowiązania,
• zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
• uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych dotyczących okresu sprzed zawieszenia,
• poddać się kontroli skarbowej na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców.

Czego nie wolno? Wykonywać bieżącej działalności i osiągać z niej bieżących przychodów — czyli świadczyć usług ani sprzedawać towarów w sposób, który stanowi przedmiot działalności firmy.

Składki ZUS i prawo do świadczeń podczas zawieszenia

Zawieszenie działalności co do zasady wyłącza obowiązki składkowe — zarówno społeczne, jak i zdrowotne. To w tym obszarze przedsiębiorcy najczęściej popełniają jednak błędy lub nie zdają sobie sprawy z pewnych konsekwencji.

Składki społeczne — emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa

W okresie zawieszenia obejmującym pełne miesiące kalendarzowe przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu działalności i nie opłaca składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych ani chorobowych (ta ostatnia jest dobrowolna). Jeżeli zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca, składki za ten miesiąc oblicza się proporcjonalnie do dni faktycznego prowadzenia działalności.

Szczególny tryb dotyczy zawieszenia w celu osobistej opieki nad dzieckiem — wtedy składki emerytalne i rentowe za przedsiębiorcę finansuje budżet państwa, jeżeli spełnione są warunki wynikające z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych.

Składka zdrowotna — co się zmieniło w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady naliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Minimalna miesięczna składka dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych i podatkiem liniowym wynosi 432,54 zł (9% z minimalnego wynagrodzenia 4 806 zł). Dla ryczałtowców działają trzy progi (60%, 100% i 180% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw), a dla karty podatkowej obowiązuje stała kwota 432,54 zł.

Podczas zawieszenia działalności przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu działalności i nie opłaca składki — pod warunkiem, że zawieszenie obejmuje pełny miesiąc kalendarzowy. Dotyczy to każdej formy opodatkowania.

Co istotne: przychody i koszty z okresu zawieszenia nie wchodzą do podstawy wyliczenia składki zdrowotnej. Jeżeli więc przedsiębiorca w trakcie zawieszenia sprzeda środek trwały, to z punktu widzenia składki zdrowotnej ten przychód jest neutralny.

Uwaga: prawo do świadczeń NFZ wygasa po 30 dniach

To zasadnicza pułapka. Sam fakt, że nie trzeba opłacać składki, nie oznacza, że bezpłatnie korzysta się z publicznej opieki zdrowotnej. Prawo do świadczeń z NFZ przysługuje jeszcze przez 30 dni od dnia zawieszenia, a potem — wygasa. Po tym czasie wizyta u lekarza lub szpital z karetki staną się płatne, jeśli przedsiębiorca nie zadba o inny tytuł ubezpieczenia.

Trzy opcje zachowania ubezpieczenia zdrowotnego

• Zgłoszenie jako członek rodziny — najpopularniejsza i bezkosztowa droga. Ubezpieczyć może małżonek, rodzic, dziecko (do 26. roku życia) lub babcia/dziadek, jeśli sami są ubezpieczeni i pozostają z nami we wspólnym gospodarstwie domowym.
• Rejestracja jako osoba bezrobotna w urzędzie pracy — wtedy składkę zdrowotną finansuje urząd pracy.
• Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w NFZ — odpłatne, podstawą jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw. Składka jest stosunkowo wysoka, ale gwarantuje ciągłość ochrony.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok zawieszenia

To kolejny często pomijany obowiązek. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej składa się w deklaracji ZUS DRA za kwiecień następnego roku — z terminem płatności do 20 maja. Obowiązek ten dotyczy także osób, które w trakcie roku zawiesiły lub zlikwidowały działalność, jeżeli choćby przez część roku rozliczały się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym lub ryczałtem.

Jeżeli ktoś miał działalność zawieszoną przez cały okres składkowy, rocznego rozliczenia nie składa. Ale jeżeli zawieszenie objęło tylko część roku — rozliczenie trzeba zrobić, biorąc pod uwagę wyłącznie miesiące aktywności. To jeden z momentów, w których pomoc biura rachunkowego prowadzącego sporządzanie deklaracji ZUS realnie się przydaje.

PIT podczas zawieszenia — zaliczki, amortyzacja i zeznanie roczne

Skutki zawieszenia w podatku dochodowym od osób fizycznych są często niedoceniane, choć w praktyce są równie ważne jak kwestie VAT i KSeF.

Zaliczki na PIT

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy za miesiące, których zawieszenie dotyczy. Trzeba jednak pamiętać o dwóch sytuacjach:

• Za miesiąc, w którym zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca, zaliczka jest należna od dochodów (przychodów) uzyskanych przed datą zawieszenia.
• Jeżeli w okresie zawieszenia zostanie osiągnięty przychód podlegający opodatkowaniu (np. ze sprzedaży środka trwałego, z umowy najmu zawartej przed zawieszeniem), trzeba uwzględnić go w rozliczeniu rocznym.

Amortyzacja środków trwałych w okresie zawieszenia

Zgodnie z ustawą o PIT, składniki majątku, które nie są używane z powodu zaprzestania działalności, w której były wykorzystywane, nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia. Innymi słowy — w okresie zawieszenia odpisy amortyzacyjne nie są ujmowane w kosztach. Po wznowieniu działalności amortyzację kontynuuje się tam, gdzie się ją przerwało.

Roczne zeznanie PIT

Zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązku złożenia rocznego zeznania PIT. Termin jest standardowy — do 30 kwietnia roku następnego (PIT-36, PIT-36L, PIT-28, w zależności od formy opodatkowania). W zeznaniu uwzględnia się wszystkie przychody i koszty z roku, w tym te uzyskane przed zawieszeniem oraz w okresie zawieszenia (np. ze sprzedaży środka trwałego). Sprawne rozliczenie tych elementów ułatwia profesjonalne sporządzanie zeznań podatkowych rocznych, zwłaszcza przy zawieszeniu obejmującym przełom roku.

VAT w okresie zawieszenia — kiedy nie składasz JPK_V7, a kiedy musisz

Zasada wynikająca z art. 99 ust. 7a ustawy o VAT jest prosta: w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej podatnik nie musi składać deklaracji za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy. W praktyce oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi w tym czasie zapisów w ewidencji VAT, nie wysyła plików JPK_V7M ani JPK_V7K.

Wyjątki od zwolnienia z JPK_V7 (art. 99 ust. 7b ustawy o VAT)

Wyjątków jest kilka i są one bardzo istotne. JPK_V7 trzeba złożyć, jeżeli w okresie zawieszenia podatnik:

• dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
• dokonuje importu usług lub jest podatnikiem z tytułu nabycia towarów (np. usługi reklamowe od zagranicznego dostawcy),
• obejmuje go niepełny okres rozliczeniowy — czyli zawieszenie zaczęło się lub skończyło w trakcie miesiąca/kwartału,
• jest zobowiązany do rozliczenia podatku z czynności podlegających opodatkowaniu (np. sprzedał środek trwały w okresie zawieszenia),
• jest zobowiązany do korekty podatku naliczonego (np. korekta z tytułu nieuregulowanych należności po 90 dniach lub roczna korekta proporcji).

Wykreślenie z rejestru VAT po 6 miesiącach

Jeżeli zawieszenie trwa nieprzerwanie co najmniej 6 miesięcy, naczelnik urzędu skarbowego — na podstawie art. 96 ust. 9a ustawy o VAT — wykreśla podatnika z rejestru VAT z urzędu. Nie trzeba się tego obawiać: po wznowieniu działalności ponowna rejestracja następuje automatycznie, ze statusem (czynny/zwolniony), jaki podatnik miał przed zawieszeniem (art. 96 ust. 9g ustawy o VAT). Nie składa się żadnego nowego zgłoszenia rejestracyjnego.

Faktury z umów ciągłych zawartych przed zawieszeniem

Jeżeli przed zawieszeniem firma zawarła umowy najmu, dzierżawy, abonamentu czy leasingu, w okresie zawieszenia przedsiębiorca może (a często musi) odbierać i wystawiać faktury wynikające z tych umów. Tak potwierdziła m.in. Krajowa Informacja Skarbowa: zawieszenie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury, jeżeli wynika ona z wcześniej zawartych umów. To oznacza także obowiązek złożenia odpowiedniej deklaracji VAT za miesiąc, w którym wykazano sprzedaż lub odliczenia. Tematykę bieżących rozliczeń VAT i sporządzania deklaracji podatkowych warto wcześniej omówić z księgowym, by uniknąć przeoczeń.

KSeF a zawieszenie — obowiązek nie zniknie razem z firmą

Rok 2026 to przełom: obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Zawieszenie działalności nie wyłącza przedsiębiorcy z systemu, jeżeli pojawi się jakakolwiek czynność rodząca obowiązek wystawienia lub odebrania faktury.

Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 roku

Według informacji opublikowanych na oficjalnym portalu KSeF Ministerstwa Finansów:

• 1 lutego 2026 r. — obowiązek dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych),
• do 31 grudnia 2026 r. — odroczenie dla najmniejszych przedsiębiorców (sprzedaż w miesiącu poniżej 10 000 zł brutto), którzy mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF; obowiązek dla nich startuje 1 stycznia 2027 r.

Co kluczowe: otrzymywanie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego, czy sami muszą je w nim wystawiać. Dotyczy to także przedsiębiorców z zawieszoną działalnością — ich kontrahenci nadal mogą wystawiać faktury na NIP firmy.

Warto też pamiętać, że rok 2026 jest traktowany przez Ministerstwo Finansów jako swego rodzaju okres edukacyjny — sankcje za błędy formalne przy stosowaniu KSeF mają być co do zasady odroczone. Nie zwalnia to jednak z obowiązku wystawiania faktur w odpowiedniej formie i terminie.

Sprzedaż środka trwałego w okresie zawieszenia — faktura do KSeF

To bardzo praktyczna sytuacja. Sprzedaż samochodu firmowego, sprzętu czy maszyny ujętej w ewidencji środków trwałych jest dozwolona w okresie zawieszenia. Jeżeli nabywcą jest inny podatnik VAT lub osoba prawna, transakcja podlega obowiązkowi udokumentowania fakturą zgodnie z art. 106b ustawy o VAT. Jeżeli w dacie sprzedaży podatnika obejmuje już obowiązek KSeF, faktura ta musi być wystawiona jako ustrukturyzowana i przesłana przez KSeF — niezależnie od formalnego zawieszenia firmy.

Inaczej wygląda sprzedaż konsumentowi (B2C): tu faktury można nadal wystawiać poza KSeF.

Faktury kosztowe trafiają do KSeF nawet w okresie zawieszenia

Faktury za telefon „na firmę”, za leasing samochodu, za abonamenty — czyli wszystkie te wynikające z umów zawartych przed zawieszeniem i utrzymywanych w celu zabezpieczenia źródła przychodów — będą wpływały do KSeF na NIP przedsiębiorcy. System uzna je za skutecznie doręczone w momencie nadania numeru KSeF, niezależnie od tego, czy ktokolwiek je w danym momencie pobiera.

To oznacza praktyczny obowiązek monitorowania KSeF także podczas zawieszenia — choćby po to, by nie przeoczyć ważnych dokumentów, korekt czy faktur, które wpłyną na późniejsze rozliczenia.

Korekty starych faktur

Po zawieszeniu działalności może się pojawić potrzeba wystawienia faktury korygującej do sprzedaży zrealizowanej wcześniej — np. z powodu reklamacji albo wykrytego błędu. Obowiązek korekty nie znika z powodu zawieszenia. Po objęciu obowiązkiem KSeF korekta powinna zostać wystawiona w tej samej formie, czyli jako faktura ustrukturyzowana w KSeF. Praktyczne aspekty pracy w nowym systemie omawiamy szerzej w artykule o VAT marży w KSeF i strukturze FA(3).

Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego

Wygodnym rozwiązaniem jest nadanie uprawnień do KSeF biuru rachunkowemu. Dzięki temu, nawet gdy przedsiębiorca podczas zawieszenia myślami jest gdzie indziej, biuro nadal monitoruje wpływające faktury, wystawia ewentualne korekty i pilnuje terminów. To szczególnie istotne, jeżeli firma korzysta z umów ciągłych albo planuje sprzedaż majątku w trakcie przerwy. Tematykę bieżącej obsługi księgowej, w tym prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można w okresie zawieszenia ograniczyć, ale nie zawsze całkowicie wyłączyć.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców przy zawieszeniu działalności

Ze spraw, które najczęściej przewijają się w pytaniach kierowanych do biura rachunkowego, warto wymienić sześć powracających pułapek:

• Brak nowego tytułu ubezpieczenia zdrowotnego po 30 dniach zawieszenia. Przedsiębiorca traci wtedy prawo do bezpłatnych świadczeń NFZ, a uświadamia sobie to dopiero w gabinecie lekarza.
• Pominięcie JPK_V7 za miesiąc, w którym zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca. Zwolnienie dotyczy wyłącznie pełnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli ktoś zawiesił firmę 15 marca, JPK_V7M za marzec i tak musi złożyć — do 25 kwietnia.
• Niemonitorowanie KSeF w okresie zawieszenia. Faktury wpływają tam dalej, a ich brak w ewidencji może skutkować nieodliczonym VAT-em lub problemami przy korektach.
• Brak rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za rok, w którym choćby przez część roku działalność była aktywna.
• Sprzedaż środka trwałego bez faktury w KSeF po objęciu obowiązkiem. Konsekwencja: zakwestionowanie dokumentu i konieczność korekty, a potencjalnie sankcje VAT.
• Kontynuowanie amortyzacji środków trwałych w okresie zawieszenia — odpisy amortyzacyjne za miesiące zawieszenia nie są kosztem podatkowym, więc ich ujęcie w księgach to typowy błąd przy zwykłym „przeklejaniu” wzorca z roku poprzedniego.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości warto pamiętać o instytucji czynnego żalu, która w wielu przypadkach pozwala uniknąć sankcji karno-skarbowych. Jeśli kontrola fiskusa już jest na horyzoncie, profesjonalna reprezentacja przed Urzędem Skarbowym potrafi mocno zmniejszyć stres i ryzyko.

Kiedy warto skonsultować się z księgowym

Decyzję o zawieszeniu można podjąć samodzielnie i samodzielnie ją zgłosić w CEIDG. Są jednak sytuacje, w których kilka godzin rozmowy z księgowym pozwala uniknąć poważnych problemów:

• Zawieszenie z aktywnymi umowami ciągłymi (najem, leasing, abonamenty) — trzeba ustalić, kto, kiedy i w jakiej formie będzie obsługiwał faktury w KSeF.
• Planowanie momentu zawieszenia względem roku składkowego i podatkowego — data początkowa zawieszenia ma znaczenie dla wyliczenia rocznej składki zdrowotnej i obowiązku wpłaty zaliczek na PIT.
• Sprzedaż majątku firmowego w czasie zawieszenia — szczególnie środków trwałych, gdzie pojawiają się obowiązki VAT, KSeF i korekt podatku naliczonego.
• Zawieszenie kontra likwidacja — czasem prostsze i bezpieczniejsze jest zamknięcie firmy, zamiast utrzymywania jej w „zamrożonym” stanie przez lata. Decyzja zależy od planów zawodowych, majątku firmowego i tego, czy przedsiębiorca planuje wrócić do tej samej działalności.
• Wznowienie po dłuższej przerwie — zwłaszcza gdy zmieniła się forma opodatkowania, struktura kosztów albo kontrahenci.

Zawieszenie JDG w 2026 roku jest atrakcyjnym narzędziem, ale wymaga przemyślanego planu. Jeśli zastanawiasz się nad przerwą w działalności i chcesz mieć pewność, że ZUS, PIT, VAT i KSeF będą po Twojej stronie, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym — pomożemy ułożyć harmonogram, dopilnować formalności i bezpiecznie przejść zarówno przez okres zawieszenia, jak i wznowienia działalności.

Artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy, a przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe zmieniają się dynamicznie — w sprawach indywidualnych warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.