Stan prawny: 22 września 2025 r.
Najważniejsze w dwóch zdaniach
Zatrudnienie jest legalne, gdy legalny jest pobyt oraz gdy pracodawca dopełni właściwej procedury (powiadomienie, oświadczenie lub zezwolenie). W praktyce działają dwa równoległe tory: szybka ścieżka przez PESEL UKR (powiadomienie w 7 dni) albo standardowe tryby (oświadczenie do 24 miesięcy lub zezwolenie na pracę/pobyt i pracę).
Dwie ścieżki legalizacji: którą wybrać?
1) Specustawa — PESEL UKR (powiadomienie w 7 dni)
- Co robisz? Składasz elektronicznie Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU).
- Kiedy? W ciągu 7 dni od faktycznego rozpoczęcia pracy.
- Gdzie trafia? Do właściwego powiatowego urzędu pracy (PUP) ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy.
- Forma podpisu: profil zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód.
- Kiedy używać? Gdy kandydat ma PESEL UKR/ochronę czasową — to najszybsza i najmniej sformalizowana ścieżka.
- Ważne: Złożenie powiadomienia jest konieczne także przy zmianie warunków pracy (np. stanowiska, wymiaru czasu, wynagrodzenia) oraz przy kontynuacji zatrudnienia na innej podstawie.
2) Standardowe tryby (gdy kandydat nie korzysta z PESEL UKR)
- Oświadczenie o powierzeniu pracy — pozwala zatrudniać do 24 miesięcy; składasz elektronicznie do PUP, wnosi się opłatę 100 zł.
- Zezwolenie na pracę (typ A) lub zezwolenie jednolite (pobyt + praca) — wybieraj, gdy planujesz współpracę dłuższą niż 24 miesiące lub gdy oświadczenie nie może być zastosowane.
Co się zmieniło w 2025 r.?
- Od 1 czerwca 2025 r. z procedur zniknął test rynku pracy („informacja starosty”), co skraca ścieżkę uzyskania zezwoleń.
- Procesy zostały ucyfrowione — wnioski i korespondencja urzędowa w znacznej części odbywają się online.
- Ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy została komunikacyjnie wydłużona do 4 marca 2027 r., co daje firmom stabilny horyzont planowania zatrudnienia w najbliższych latach.
Wynagrodzenia i forma współpracy w 2025 r.
- Płaca minimalna: 4666 zł brutto/mies. oraz 30,50 zł brutto/h — dotyczy również pracowników z Ukrainy niezależnie od podstawy zatrudnienia.
- Umowa (o pracę, zlecenie, B2B) musi odzwierciedlać warunki wykazane w powiadomieniu/wniosku: stanowisko, wymiar, miejsce pracy, wynagrodzenie i zakres obowiązków.
- Pamiętaj o standardowych obowiązkach: badania wstępne (dla umowy o pracę), szkolenie BHP, zgłoszenia do ZUS, ewidencja czasu pracy, równe traktowanie i przejrzyste zasady wynagradzania.
Krok po kroku — checklista dla pracodawcy
- Zweryfikuj tytuł pobytowy kandydata (PESEL UKR, wiza, ruch bezwizowy, karta pobytu). Zrób kopię dokumentu do akt.
- Wybierz tryb:
- kandydat z PESEL UKR → powiadomienie PSZ-PPWPU w 7 dni od startu pracy,
- kandydat bez PESEL UKR → oświadczenie (do 24 mies., 100 zł) albo zezwolenie.
- Złóż dokumenty elektronicznie (powiadomienie/wniosek) do właściwego PUP/urzędów.
- Podpisz umowę spójną z danymi w powiadomieniu/wniosku (stanowisko, etat/godziny, płaca ≥ minimum).
- Onboarding i formalności: BHP, ZUS, ewidencja czasu pracy, dostęp do narzędzi pracy, polityki wewnętrzne.
- Archiwizuj i kontroluj zmiany: przy każdej istotnej zmianie warunków złóż aktualizację/nowe powiadomienie.
- Monitoruj terminy: koniec okresu oświadczenia/zezwolenia, ważność dokumentu pobytowego, badania okresowe.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
- Spóźnione powiadomienie (po 7 dniach) — ustaw automatyczne przypomnienia w HR/ATS.
- Rozbieżność umowy i zgłoszeń — jedna wersja prawdy w dokumentach (te same stanowisko, wymiar, stawka).
- Pominięcie minimalnych stawek — aktualizuj widełki w ofertach i aneksach.
- Brak aktualizacji przy zmianie warunków — każda istotna zmiana wymaga nowego powiadomienia lub modyfikacji wniosku.
Kiedy lepiej przejść ze „szybkiej ścieżki” na „stabilną”?
Jeśli współpraca się sprawdza, a perspektywa jest dłuższa niż 24 miesiące, rozważ przejście z oświadczenia na zezwolenie na pracę lub zezwolenie jednolite (pobyt + praca). Brak testu rynku pracy i cyfrowy obieg dokumentów ułatwiają dziś ten krok.
FAQ — krótkie odpowiedzi na częste pytania
Czy można zatrudnić na umowę zlecenie?
Tak, o ile pracownik ma legalny pobyt, a Ty dopełnisz powiadomienia/wniosku. Stosuj minimalną stawkę godzinową.
Co w razie zmiany stanowiska lub miejsca pracy?
Złóż odpowiednie powiadomienie/aktualizację — dokumenty muszą odzwierciedlać realne warunki.
Czy praca zdalna jest możliwa?
Tak, jeśli forma i treść umowy to przewidują, a narzędzia i BHP są zapewnione.
Podsumowanie
- PESEL UKR → powiadomienie w 7 dni (PSZ-PPWPU) — najszybsza ścieżka.
- Oświadczenie — do 24 miesięcy (opłata 100 zł), prosta procedura online.
- Zezwolenia — stabilność przy dłuższej współpracy; od 2025 r. bez testu rynku pracy i z większą cyfryzacją.
- Minimalne wynagrodzenie 2025: 4666 zł brutto/mies. i 30,50 zł/h — obowiązuje również przy zatrudnianiu cudzoziemców.
Masz wątpliwości, który tryb wybrać albo chcesz, by formalności były załatwione bezbłędnie i na czas?
Skontaktuj się z Twoim Biurem Rachunkowym w Chorzowie — pomagamy w doborze ścieżki, przygotowaniu i złożeniu powiadomień/wniosków, tworzymy umowy spójne z dokumentami urzędowymi oraz prowadzimy rozliczenia kadrowo-płacowe dla pracowników z Ukrainy.
0 komentarzy