Zatrudnianie cudzoziemców 2025: cyfryzacja kontra nowe obowiązki

Praktyczny przewodnik dla działów HR i właścicieli firm

Wprowadzenie

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowy reżim legalizowania pracy cudzoziemców w Polsce. Ustawa z założenia miała „odchudzić” procedury i przenieść wszystko do świata online. W rzeczywistości dostaliśmy miks realnych ułatwień (pełna cyfryzacja, odejście od testu rynku pracy) i nowych, precyzyjnych obowiązków po stronie pracodawców. Ten przewodnik porządkuje najważniejsze zmiany i pokazuje, jak bezpiecznie ułożyć procesy w firmie.

Najważniejsze zmiany — skrót dla zabieganych

• Elektronizacja 100% — wnioski, modyfikacje i przedłużenia tylko przez praca.gov.pl; wymagany e-podpis/profil zaufany.
• Koniec testu rynku pracy — nie trzeba już udowadniać braku kandydata z Polski; pojawiają się natomiast listy zawodów chronionych (blokada na określone stanowiska).
• Więcej notyfikacji — krótkie terminy na zgłaszanie zmian (zatrudnienia, godzin, stanowiska, formy umowy, danych pracodawcy) i obowiązek przesłania kopii umowy przed startem pracy.
• Język umowy i równe traktowanie — umowa musi być pisemna i w języku zrozumiałym dla pracownika; wynagrodzenie co najmniej jak dla Polaka na analogicznym stanowisku.
• Pierwsze zezwolenie krótsze — dla nowych spółek (poniżej 12 miesięcy działalności) i przy zatrudnieniu na część etatu limit to zwykle do 12 miesięcy.
• Wymóg „bez zaległości” — przy wnioskach o pozwolenie standardem stają się zaświadczenia o braku zaległości składkowych.
• „Priorytetowa ścieżka” — przewidziana dla wybranych podmiotów, ale bez twardych gwarancji terminu.
• Wizy i jednolite zezwolenie — nie każda wiza uprawnia do pracy; są przypadki, w których trudniej o zezwolenie łączące pobyt i pracę.

Co realnie ułatwia życie firmie

Pełna cyfryzacja procesu

Koniec kolejek i papieru. Status sprawy widać online, a obieg dokumentów da się zautomatyzować (szablony, checklisty, przypomnienia). To największy jakościowy skok — pod warunkiem że HR ma wdrożone e-podpisy i porządek w uprawnieniach.

Rezygnacja z testu rynku pracy

To oszczędność czasu i nerwów. Zamiast uprzedniego „udowadniania” braku kandydata krajowego — szybciej wchodzisz w właściwy wniosek. Należy jednak monitorować listy zawodów chronionych, które mogą punktowo ograniczać rekrutacje.

Gdzie czyhają pułapki i koszty

Krótkie terminy i rozszerzone obowiązki informacyjne

• Zgłoszenie braku podjęcia pracy, zakończenia współpracy, zmiany stawki lub wymiaru czasu — w ciągu 7–14 dni (zależnie od przypadku).
• 15 dni roboczych na notyfikacje zmian po stronie pracodawcy: nazwy firmy, formy prawnej, siedziby, przejęcia zakładu, nazwy stanowiska czy przejścia z umowy cywilnoprawnej na etat.
• Kopia umowy musi trafić do urzędu przed startem pracy.

Ryzyko: spóźnienie lub brak zgłoszenia = kłopoty dowodowe i sankcje.
Wniosek: potrzebny kalendarz terminów i jasno opisane „kto, co, kiedy” w HR.

Pierwsze zezwolenie tylko na rok (często)

Nowe spółki i etaty niepełne częściej będą odnawiać wnioski. To dodatkowa praca i koszty (tłumaczenia, opłaty, czas zespołu). Zaplanuj bufory, by uniknąć „luki legalizacyjnej”.

Zaświadczenia z ZUS

Wymóg „braku zaległości” porządkuje rynek, ale dorzuca formalność. Zrób cykliczną kontrolę rozliczeń i przypisz odpowiedzialność (księgowość ↔ HR).

Priorytet „z nazwy”

Uprzywilejowana ścieżka bez twardych SLA bywa iluzoryczna. Nie licz na nią w planowaniu — traktuj jako bonus, nie fundament harmonogramu.

Wizy i jednolite zezwolenie

Nie każdy status pobytowy pozwala wystąpić o „pobyt + praca” od ręki. Zanim obiecasz termin rozpoczęcia pracy kandydatowi, zweryfikuj cel i rodzaj wizy.

Jak przygotować firmę — plan działania (do wdrożenia od razu)

A. Procesy i odpowiedzialności

1. Mapa ról: kto przygotowuje wniosek, kto podpisuje, kto monitoruje statusy na praca.gov.pl.
2. Upoważnienia do e-podpisu: minimum dwóch podpisujących (redundancja na urlopy/choroby).
3. SOP dla terminów: checklisty 7/14/15 dni + automatyczne powiadomienia (kalendarz HR).

B. Dokumenty i standardy

4. Szablony umów dwujęzycznych (pl + język zrozumiały dla pracownika) z sekcją o równości płac.
5. Procedura „pre-start”: skan podpisanej umowy → wysyłka do urzędu → potwierdzenie w aktach.
6. Pakiet ZUS: kwartalny raport „bez zaległości” do teczki legalizacyjnej.

C. Planowanie ryzyka

7. Harmonogram odnowień — bufor 90 dni przed wygaśnięciem pierwszych zezwoleń.
8. Monitoring zawodów — lista stanowisk potencjalnie „chronionych” + scenariusze alternatywne (np. zmiana zakresu, poziomu stanowiska, lokalizacji).
9. Pre-screen wizowy — checklista statusu pobytowego kandydata, zanim ustalisz datę startu.

D. Szkolenia i audyt

10. Szkolenie HR/line managerów z nowych obowiązków.
11. Mini-audyt 10 ostatnich spraw: czy kopie umów wysłane na czas? czy powiadomienia poszły w terminie? czy akta są kompletne?

Scenariusze z praktyki

Scenariusz 1: Nowa spółka zatrudnia na ½ etatu

Zezwolenie najpewniej na maks. 12 miesięcy. Ułóż plan odnowienia z 90-dniowym wyprzedzeniem i przygotuj paczkę dokumentów (w tym ZUS). Zadbaj, by każdą zmianę wymiaru godzin zgłaszać w 15 dni roboczych.

Scenariusz 2: Kandydat ze statusem wizowym „nieoczywistym”

Zanim obiecasz start za „dwa tygodnie”, zweryfikuj możliwość złożenia wniosku o zezwolenie jednolite przy danym typie wizy. Jeśli ścieżka jest zablokowana, rozważ najpierw legalizację pobytu w innym celu, a dopiero potem ścieżkę pracy.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Brak wysyłki kopii umowy przed startem → wprowadź „bramkę jakości” w HR: bez potwierdzenia wysyłki nie nadajemy dostępu/ID pracownika.
• Spóźnione zgłoszenia (7/14/15 dni) → ustaw automaty w kalendarzu i przypisz właściciela zadania.
• Niedoszacowanie czasu przy pierwszych zezwoleniach → w projektach kadrowych planuj odnowienia jak sprinty.
• Umowy tylko po polsku → stosuj dwujęzyczne wzory; oszczędzasz czas na tłumaczeniach ad hoc i minimalizujesz ryzyko sporu.
• Wiara w „priorytet” → planuj jak dla trybu zwykłego; priorytet traktuj jako miłą niespodziankę, nie pewnik.

Podsumowanie

Nowe zasady dają realne przyspieszenie dzięki pełnej cyfryzacji i rezygnacji z testu rynku pracy. Jednocześnie stawiają twarde wymagania organizacyjne: krótkie terminy zgłoszeń, obowiązek wysyłki umowy przed startem, częstsze odnowienia zezwoleń i większy nacisk na porządek w dokumentach. Firmy, które szybko poukładają procesy HR i księgowo-kadrowe, odczują przewagę konkurencyjną. Te, które zlekceważą „papierologię w wersji digital”, zapłacą czasem i pieniędzmi.