Wokół daty 1 kwietnia 2025 narosło w świecie polskiego biznesu sporo mitów i jeszcze więcej niepokoju. Przedsiębiorcy, bombardowani informacjami o rewolucyjnych zmianach w systemie płatności, z drżeniem serca oczekiwali na moment, w którym ich kasy fiskalne miały zostać nierozerwalnie połączone z terminalami
płatniczymi. Dziś możemy jednak odetchnąć z ulgą. Narracja uległa diametralnej zmianie: jeden z kluczowych obowiązków został anulowany, przynosząc ulgę, podczas gdy drugi, znacznie mniej uciążliwy, pozostaje w mocy. Celem tego artykułu jest rozłożenie tej skomplikowanej układanki na czynniki pierwsze i wyjaśnienie, co te zmiany oznaczają dla codziennego funkcjonowania Państwa firmy.
Koniec zamieszania: Integracja kasy z terminalem to już przeszłość
Głównym źródłem obaw był obowiązek technicznej integracji kasy fiskalnej online z terminalem płatniczym. Idea polegała na tym, by oba urządzenia komunikowały się ze sobą automatycznie – kwota z kasy samoczynnie pojawiałaby się na terminalu, a informacja o zrealizowanej transakcji wracała do kasy, tworząc spójny i niemożliwy do zmanipulowania zapis cyfrowy.
Dobra wiadomość jest jednoznaczna: ten obowiązek został zniesiony. Po kolejnych nowelizacjach przepisów ostatecznie zrezygnowano z wymogu integracji z dniem 1 kwietnia 2025 r., a same regulacje uchylono na stałe. Oznacza to koniec niepewności. Nie trzeba inwestować w nowe, kompatybilne urządzenia, nie trzeba martwić się o skomplikowane konfiguracje techniczne ani o to, czy sprzęt od różnych dostawców będzie ze sobą współpracował. Co najważniejsze, zniknęła również groźba dotkliwej kary finansowej w wysokości 5 000 zł, która wisiała nad przedsiębiorcami jak miecz Damoklesa. To wielka ulga dla portfela i spokoju ducha.
Jeden obowiązek znika, drugi zostaje – co musisz wiedzieć po 1 kwietnia 2025?
Aby jednak w pełni zrozumieć sytuację, należy precyzyjnie oddzielić to, co zostało anulowane, od tego, co wciąż jest wymagane prawem.
Obowiązek, który zostaje: Zapewnienie możliwości płatności bezgotówkowej
Fundamentalna zasada, wprowadzona już w ramach Polskiego Ładu w 2022 roku, pozostaje bez zmian. Każdy przedsiębiorca ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej musi zapewnić swoim klientom możliwość zapłaty bez użycia gotówki. Kluczowe jest tu zrozumienie pojęcia „instrumentu płatniczego”. Prawo nie nakazuje posiadania terminala do kart płatniczych. Równie dobrze wymóg ten spełnia udostępnienie płatności za pomocą systemu BLIK, przelewu na telefon czy innego rozwiązania, które nie wymaga od klienta fizycznego banknotu. W tej materii 1 kwietnia 2025 nie przynosi absolutnie żadnej rewolucji – obowiązek zapewnienia płatności bezgotówkowej po prostu trwa.
Obowiązek, który znika: Techniczna integracja urządzeń
Jak już wspomniano, to właśnie ten element został wykreślony z legislacyjnej mapy drogowej. Rząd zrezygnował z przymusowego „spinania” kasy i terminala w jeden system. To sedno całej zmiany i powód do zadowolenia dla setek tysięcy firm w Polsce.
Dlaczego rząd wycofał się z obowiązku integracji?
Decyzja o anulowaniu obowiązku integracji nie była kaprysem, lecz wynikiem głębszej refleksji nad realiami rynkowymi i technologicznymi. Geneza problemu sięgała samej koncepcji, która, choć teoretycznie słuszna w dążeniu do uszczelnienia systemu podatkowego, okazała się niezwykle problematyczna w implementacji.
- Chaos technologiczny.
Rynek nie był gotowy na tak masową operację. Brakowało jednego, uniwersalnego standardu komunikacji między kasami a terminalami różnych producentów. Przedsiębiorcy stanęli przed wizją „technologicznej wieży Babel”, gdzie urządzenia nie potrafiły się ze sobą „dogadać”. - Nierówne obciążenia finansowe.
Wymóg integracji często oznaczałby konieczność wymiany w pełni sprawnego sprzętu na nowszy, kompatybilny model. Dla małych firm, działających na niskich marżach, byłby to znaczący i często nieuzasadniony wydatek. - Nieproporcjonalna sankcja.
Kara w wysokości 5 000 zł była postrzegana jako środek zbyt represyjny, nieadekwatny do wagi potencjalnego przewinienia, zwłaszcza w kontekście technicznych trudności z jego spełnieniem. - Podważenie celu.
Ostatecznie decydenci zdali sobie sprawę, że cel – czyli pozyskiwanie danych o transakcjach bezgotówkowych – można osiągnąć w sposób znacznie prostszy i mniej inwazyjny dla przedsiębiorcy.
Krótka oś czasu: jak zmieniały się terminy integracji?
Dla porządku warto uporządkować chronologię:
- 1 lipca 2022 r. – pierwotnie od tego dnia przedsiębiorcy mieli mieć zintegrowane kasy online z terminalami płatniczymi.
- 1 stycznia 2025 r. – termin został odroczony do początku 2025 roku.
- 1 kwietnia 2025 r. – kolejne przesunięcie terminu, a następnie całkowite uchylenie obowiązku integracji właśnie z tą datą.
Chaotyczna saga obowiązku integracji – pierwotnie planowanego od 1 lipca 2022 r., potem przesuwanego na 1 stycznia 2025 r., następnie na 1 kwietnia 2025 r., by ostatecznie zostać anulowanym – jest dziś postrzegana jako legislacyjny falstart, z którego na szczęście wyciągnięto wnioski.
Warto spojrzeć na to z szerszej, historycznej perspektywy. Polska w ciągu zaledwie dwóch dekad przeszła drogę od społeczeństwa niemal w całości gotówkowego do europejskiego lidera płatności zbliżeniowych i mobilnych, z fenomenem BLIKa na czele. Pandemia COVID-19 tylko przyspieszyła ten cyfrowy zwrot w stronę płatności bezgotówkowych.
Co dalej z płatnościami? Nowy sposób raportowania i przyszłe zmiany
Skoro integracja nie jest już potrzebna, to w jaki sposób fiskus pozyskuje dane o obrocie bezgotówkowym? Odpowiedź leży w innym, znacznie inteligentniejszym rozwiązaniu.
Raportowanie przez agentów rozliczeniowych – od rozwiązania tymczasowego do docelowego
Zamiast obciążać przedsiębiorców, ciężar raportowania danych o transakcjach został przeniesiony na agentów rozliczeniowych – firmy takie jak Polcard, eService, PayU i inne podmioty obsługujące transakcje z terminali oraz bramek płatniczych. To one przekazują zbiorcze dane o transakcjach bezpośrednio do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w formacie tzw. struktur ITP/ITP-Z.
W praktyce wyglądało to tak:
- od 1 lipca 2022 r. wprowadzono obowiązek raportowania w strukturze ITP jako rozwiązanie przejściowe, mające obowiązywać do czasu uruchomienia integracji kasy z terminalem;
- to przejściowe rozwiązanie było kilkakrotnie przedłużane – ostatecznie do 31 marca 2025 r.;
- następnie, w związku z całkowitym zniesieniem obowiązku integracji, od 1 kwietnia 2025 r. raportowanie ITP/ITP-Z stało się modelem docelowym, a nie tylko „planem B” na czas przejściowy.
Z perspektywy właściciela firmy to bardzo komfortowe podejście: cel państwa (dostęp do danych o obrocie bezgotówkowym) jest realizowany bez konieczności wykonywania dodatkowych obowiązków po stronie akceptanta płatności. Wszystko dzieje się „za kulisami” na linii agent rozliczeniowy – KAS.
Europejski Akt o Dostępności i terminale płatnicze – co już obowiązuje?
Patrząc szerzej, warto mieć na uwadze jeszcze jedną regulację, która ma bezpośrednie znaczenie dla rynku płatności: Europejski Akt o Dostępności (EAA/EAD). Od 28 czerwca 2025 r. zaczęły obowiązywać ujednolicone na poziomie UE wymogi dostępności dla określonych produktów i usług, w tym związanych z płatnościami.
Co to oznacza w praktyce?
- Od 28 czerwca 2025 r. wszystkie nowe produkty i usługi objęte zakresem Aktu, wprowadzane na rynek i oferowane konsumentom, muszą spełniać wymagania dostępności. Dotyczy to m.in.:
- terminali płatniczych i innych urządzeń samoobsługowych używanych do płatności,
- bankowości internetowej i mobilnej,
- platform e-commerce oraz innych cyfrowych kanałów sprzedaży i płatności.
Wymogi obejmują m.in. możliwość obsługi przez osoby z niepełnosprawnościami wzroku, słuchu, motoryki czy funkcji poznawczych (np. odpowiednie kontrasty, komunikaty głosowe, kompatybilność z czytnikami ekranu).
Akt przewiduje również przepisy przejściowe: sam fakt, że terminal został zainstalowany przed 28 czerwca 2025 r., nie powoduje automatycznego obowiązku jego natychmiastowej wymiany, ale jego dalsze używanie regulują krajowe przepisy wdrażające EAA oraz ograniczenia co do „ekonomicznej żywotności” urządzeń (w wielu interpretacjach mowa o maksymalnie 20 latach).
Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe są więc dwie rzeczy:
- Każdy nowy terminal płatniczy wprowadzany na rynek po 28 czerwca 2025 r. musi już dziś spełniać wymogi dostępności wynikające z Europejskiego Aktu o Dostępności – to nie jest zapowiedź na przyszłość, tylko aktualny stan prawny.
- Wymogi nie ograniczają się wyłącznie do terminali – dotyczą szerszego katalogu nowych produktów i usług cyfrowych związanych m.in. z płatnościami, bankowością i e-handlem, a część istniejących usług jest obejmowana obowiązkiem dostosowania w określonych przez przepisy terminach.
Podsumowanie: Prostota zwyciężyła
Reasumując, krajobraz płatności po 1 kwietnia 2025 roku stał się klarowniejszy i bardziej przyjazny dla biznesu:
- Obowiązek zapewnienia klientom możliwości płatności bezgotówkowej pozostaje i trzeba o nim pamiętać w codziennej działalności.
- Obowiązek integracji kasy z terminalem – wraz z groźbą kary 5 000 zł – został definitywnie usunięty.
- Raportowanie obrotu bezgotówkowego odbywa się po stronie agentów rozliczeniowych – najpierw jako rozwiązanie przejściowe, a od 1 kwietnia 2025 r. jako model docelowy.
- Od 28 czerwca 2025 r. nowe terminale oraz inne produkty i usługi objęte Europejskim Aktem o Dostępności muszą już spełniać wymogi dostępności – to element, który warto uwzględnić przy przyszłych inwestycjach w infrastrukturę płatniczą.
Państwo znalazło efektywniejszą drogę do pozyskiwania danych, co dla przedsiębiorcy oznacza jedno: prowadzenie biznesu stało się odrobinę prostsze – choć nadal wymaga czujnego śledzenia zmian w przepisach.
Poruszanie się w gąszczu zmieniających się przepisów podatkowych i finansowych bywa wyzwaniem. Aby mieć pewność, że Państwa firma jest zawsze w pełni zgodna z aktualnymi wymogami i móc skupić się na jej rozwoju, warto powierzyć te kwestie ekspertom. Twoje Biuro Rachunkowe w Chorzowie oferuje profesjonalne wsparcie księgowe, pomagając przedsiębiorcom bezpiecznie nawigować przez meandry legislacji. Skontaktuj się z nami, aby Twoje finanse były w dobrych rękach.
0 komentarzy