Mniej zezwoleń na pracę dla cudzoziemców w 2025 r.: co się zmieniło, skąd zatory i jak bezpiecznie zatrudniać (praktyczny przewodnik)

Wprowadzenie: paradoks rynku

Firmy wciąż potrzebują ludzi, a jednocześnie maleje liczba wydanych zezwoleń i rośnie czas oczekiwania na decyzje. To nie spadek popytu, lecz wąskie gardła proceduralne po dużej zmianie przepisów. Ten poradnik wyjaśnia, co realnie się zmieniło, jakie branże odczuły to najbardziej oraz jak przygotować wnioski, by zminimalizować ryzyko opóźnień.

Nowa architektura przepisów — o co w niej chodzi

Koniec starego „testu rynku pracy”

Zamiast uniwersalnego testu pojawia się mechanizm list zawodów czasowo wyłączonych z zatrudniania cudzoziemców, tworzonych na poziomie województw. To narzędzie ma chronić lokalny rynek, ale oznacza większą zmienność reguł w zależności od regionu.

Preferencja dla etatu i uszczelnienia wizowe

System wzmacnia ścieżki oparte o umowę o pracę i ogranicza nadużycia w modelach „fikcyjnego” zatrudniania. Do tego dochodzą ostrzejsze kryteria dla wybranych kategorii wiz.

Cyfryzacja jako cel — MOS

Docelowo wnioski mają być obsługiwane w jednym, centralnym module (MOS, praca.gov.pl). To ma ujednolicić obieg spraw i przyspieszyć decyzje — ale wdrożenie odbywa się stopniowo, a nie „z dnia na dzień”.

Skąd biorą się zatory w urzędach

Luka między ustawą a praktyką

Wejście w życie nowych zasad zbiegło się z brakiem kompletu rozporządzeń wykonawczych. Urzędy, nie mając jednolitej listy wymaganych dokumentów i kryteriów, zaczęły działać ostrożniej, co naturalnie wydłużyło postępowania.

Czynniki organizacyjne i IT

• Niedobór kadr i wzrost liczby pytań uzupełniających.
• Dostosowywanie systemów (MOS/portale urzędowe) do nowych ścieżek i walidacji.

Efekt w wielu sprawach: czas oczekiwania liczony w miesiącach, a nie tygodniach.

Kto odczuł zmiany najmocniej: branże i narodowości

Branże „na plus” i „na minus”

• Większe szanse na decyzję obserwują m.in.: opieka zdrowotna, kultura i rozrywka, górnictwo/wydobycie oraz część usług.
• Trudniejszy klimat: nieruchomości, działalność naukowa i techniczna, administracja i energetyka.

Zmiany w strukturze pochodzenia kandydatów

W statystykach rosną udziały m.in. Kolumbii, Filipin i Indii. Osobnym kanałem pozostaje elektroniczne powiadomienie o powierzeniu pracy stosowane wobec części obywateli Ukrainy — to zaniża liczbę klasycznych zezwoleń, ale nie oznacza realnego spadku zatrudnienia tej grupy.

Jak przygotować sprawę, żeby nie utknąć — lista kontrolna

Warstwa merytoryczna („dlaczego potrzebujemy tej osoby?”)

• Opis potrzeb biznesowych: projekt/kontrakt, plan operacyjny, ryzyko opóźnień bez obsady.
• Zakres obowiązków i wymagane kompetencje: konkrety zamiast ogólników.
• Uzasadnienie formy zatrudnienia: etat (preferowany) lub inna umowa — wraz z przyczynami.

Warstwa wizerunku i wiarygodności pracodawcy

• Profil firmy (skala działalności, struktura, historia).
• Dowody stabilności (ciągłość zleceń/kontraktów).
• Porządek w sprawach podatkowo-ZUS-owych (brak zaległości = mniej pytań).

Warstwa formalna (kompletność dokumentów)

• Wstępna umowa/letter of intent z warunkami zatrudnienia (stanowisko, stawka, wymiar).
• Opis stanowiska i przedział wynagrodzenia powiązany z rynkiem.
• Załączniki firmowe wymagane w danym województwie (zgodne z aktualnymi wytycznymi).
• Spójność danych: te same nazwy, numery, okresy i podpisy w całej dokumentacji.

Monitorowanie ryzyka regulacyjnego

• Listy zawodów wyłączonych (na poziomie województwa).
• Komunikaty urzędowe o nowych wytycznych i formularzach.
• Zgodność z aktualną wersją MOS i wymaganiami technicznymi portalu.

Planowanie zatrudnienia: trzy taktyki na „tu i teraz”

Krytyczne role” — bufor i plan B

Dla ról niezbędnych do realizacji kontraktu zaplanuj bufor czasowy i ścieżkę alternatywną (np. inna lokalizacja w grupie, outsourcing przejściowy, zamienniki kompetencyjne), by nie zatrzymać projektu.

„Ścieżka specjalisty”

Jeśli profil jest niszowy lub wysoko wyspecjalizowany, rozważ tryby ułatwiające zatrudnienie ekspertów (np. rozwiązania „blue-cardowe” oraz programy branżowe).

„Kanały równoległe”

Korzystaj z MOS tam, gdzie jest to możliwe, i utrzymuj kontakt operacyjny z właściwym urzędem. Równolegle przygotuj aktualizacje dokumentów na wypadek wezwania do uzupełnień.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy test rynku pracy rzeczywiście zniknął?

W dotychczasowej, uniwersalnej formie — tak. Zastąpiły go listy wyłączeń tworzone przez wojewodów, które mogą różnić się regionalnie i w czasie.

Skąd tak długie czasy oczekiwania?

Zderzenie nowych reguł z brakami wykonawczymi, niedoborami kadrowymi i przebudową systemów IT. Urzędy weryfikują teraz wnioski dokładniej i częściej proszą o uzupełnienia.

Czy to się szybko poprawi?

Najpewniejsza poprawa przyjdzie z domknięciem rozporządzeń i ustabilizowaniem MOS. W krótkim terminie warto planować rekrutacje z kilkumiesięcznym buforem.

Jakie branże mają dziś łatwiej?

Relatywnie korzystniejsze sygnały spływają z ochrony zdrowia, kultury/rozrywki i wydobycia; trudniej bywa w nieruchomościach, nauce/technice, administracji i energetyce.

Trzy scenariusze do końca roku

Scenariusz A: „Udrożnienie rozporządzeniami”

Po publikacji brakujących aktów wykonawczych urzędy wrócą do bardziej przewidywalnego trybu. Czas decyzji powinien się skracać, choć niekoniecznie do poziomów sprzed reformy.

Scenariusz B: „Cyfryzacja na serio”

Dalsze funkcje MOS ograniczą ręczne sprawdzanie i przyspieszą obieg. Wymaga to jednak pełnej stabilizacji technicznej i szkolenia urzędników.

Scenariusz C: „Selektywna migracja”

Więcej ułatwień dla wysokich kwalifikacji, za to ostrzejsze sito w obszarach zagrożonych nadużyciami. Firmy będą musiały staranniej uzasadniać wnioski i dobór formy zatrudnienia.

Podsumowanie i zaproszenie do współpracy

Zmiany nie oznaczają zamknięcia rynku pracy dla cudzoziemców, lecz podniesienie poprzeczki proceduralnej. Wygrywa ten, kto:

1. wcześnie planuje i zakłada bufor czasowy,
2. składa kompletne, spójne wnioski z solidnym uzasadnieniem biznesowym,
3. monitoruje regionalne listy wyłączeń i aktualizacje MOS.