VAT marża brzmi tajemniczo, ale jego sens jest bardzo życiowy: podatek płacisz nie od całej ceny sprzedaży, lecz tylko od różnicy między tym, za ile kupiłeś, a za ile sprzedałeś. Dzięki temu samochód kupiony od osoby prywatnej, obraz nabyty w komisie czy używany aparat fotograficzny nie są opodatkowane „podwójnie”. W praktyce to rozwiązanie dotyczy czterech najczęstszych światów: handlarzy autami używanymi, sklepów i komisów z towarami z „drugiej ręki”, galerii i domów aukcyjnych oraz biur podróży. KSeF niczego w samej istocie marży nie zmienia — zmienia natomiast sposób dokumentowania sprzedaży: zamiast PDF-a i maila pojawia się ujednolicona e-faktura w strukturze FA(3) i unikalny numer KSeF ID.
Co musisz zrozumieć o marży, zanim klikniesz „Wyślij do KSeF”
W marży kluczowe są dwie liczby: cena nabycia i cena sprzedaży. Różnica między nimi to właśnie marża i to ona stanowi podstawę opodatkowania. W modelu „towary używane / antyki / dzieła sztuki” sprzedawca zasadniczo nie wykazuje na fakturze kwoty VAT — nabywca widzi cenę brutto, a informację o zastosowaniu procedury marży przekazujesz jako czytelną adnotację. W turystyce logika jest podobna, ale inna jest definicja marży: biuro podróży rozlicza tylko własne wynagrodzenie (różnicę między kwotą od klienta a realnymi kosztami usług nabytych dla jego bezpośredniej korzyści). W obu przypadkach marża powstaje „po Twojej stronie” i to Twoja ewidencja musi udowadniać, z czego się wzięła. KSeF nie będzie pytać o Twoje ceny zakupu — nie przesyłasz ich w pliku — ale urząd skarbowy może zapytać o nie podczas kontroli, dlatego porządek w papierach jest tu absolutnie niezbędny.
Jak to „wpisać” w e-fakturę KSeF, gdy używasz struktury FA(3)
Struktura FA(3) nie posiada osobnego pola „marża” ani „cena zakupu”. E-faktura zawiera standardowe elementy: pozycje, kwoty, daty i oznaczenia, a informacja o procedurze marży trafia do części przeznaczonej na adnotacje. Programy fakturujące zwykle mają pole „Uwagi/Adnotacje” lub wprost „Adnotacje podatkowe” — właśnie tam należy dodać zrozumiały dla obu stron komunikat, np. „procedura marży — towary używane„, „procedura marży — dzieła sztuki”, „procedura marży dla biur podróży„. Dla Ciebie to jedno zdanie, dla nabywcy i kontrolera — jasny sygnał, że cena na fakturze to kwota „brutto” bez wyodrębnionej części podatku.
Ważne jest również, aby nie próbować „rozbijać” marży w pozycjach. Kuszące bywa wpisanie „zakup: 25 000, marża: 3 000″ jako dwóch linii towarowych, ale w e-fakturze FA(3) nie tak to działa. Pozycje powinny przedstawiać realny przedmiot sprzedaży (np. „Samochód osobowy, marka…, model…, VIN…” albo „Obraz, autor…, tytuł…, technika…”), a informacja o marży pozostaje adnotacją. W turystyce bezpieczniej opisać usługę jako „Usługa turystyki — procedura marży”, a koszty składowe trasy trzymać w dokumentacji wewnętrznej, zamiast ujawniać je klientowi na fakturze.
Przykład z placu boju: samochód używany
Wyobraź sobie, że kupiłeś samochód od osoby prywatnej za 25 000 zł i sprzedajesz go za 28 000 zł. Różnica — 3 000 zł — to Twoja marża. Wystawiając fakturę w KSeF, opisujesz w pozycji sprzedawany samochód, w cenie 28 000 zł. W adnotacji dopisujesz „procedura marży — towary używane”. Klient widzi cenę brutto i adnotację, nie widzi natomiast wyliczonej kwoty VAT. Cała matematyka marży — włącznie z dowodem, że kupiłeś od osoby, od której nie przysługiwało Ci odliczenie VAT — zostaje w Twojej ewidencji i dokumentach zakupu. KSeF nie zapisuje tej historii, ale urząd skarbowy może o nią poprosić.
A jak to wygląda w galerii sztuki lub komisie z antykami
W świecie sztuki największy ciężar spoczywa na opisie towaru i przechowaniu dowodów nabycia. Obraz kupiony od artysty na fakturę z VAT to inna sytuacja niż obraz nabyty od kolekcjonera bez VAT — tylko ta druga droga otwiera pełną procedurę marży. Na e-fakturze w KSeF opisujesz dzieło jasno i rzetelnie, a w adnotacji dodajesz „procedura marży — dzieła sztuki”. Podobnie z antykami: na fakturze nie pokazujesz podatku, ale pamiętasz o rzetelnej ewidencji kosztu nabycia i o tym, skąd wynika prawo do marży.
Biuro podróży i marża w turystyce — co jest inne
W turystyce marża to Twoje realne wynagrodzenie, a nie „cała cena wycieczki”. Klient płaci jedną kwotę, ale Ty rozliczasz podatek wyłącznie od różnicy: Twojej ceny sprzedaży minus udokumentowane koszty usług kupionych na rzecz turysty (noclegi, transport, wyżywienie). Na e-fakturze w KSeF opisujesz usługę turystyczną jako objętą procedurą marży, nie rozbijasz jej na hotel i samolot, nie pokazujesz klientowi kwoty VAT. To, co klient musi zobaczyć, to poprawny opis usługi i zrozumiała adnotacja. To, co musi zobaczyć fiskus w razie kontroli, to Twoja ewidencja kosztów i kalkulacja marży.
Korekty, zwroty i nietypowe scenariusze bez paniki
Korekta w KSeF to po prostu nowy dokument, który „dopowiada” historię poprzedniego. Jeżeli zwracasz część ceny albo odkryłeś błąd w opisie towaru, nie zmieniasz pierwotnej e-faktury, tylko wystawiasz korektę, również z właściwą adnotacją o procedurze marży. Pamiętaj, że ujemna marża nie jest „podstawą opodatkowania poniżej zera” — jeżeli na transakcji finalnie wyszło, że dopłaciłeś, właściwym ruchem jest uporządkowanie dokumentów, a nie próba „opodatkowania straty”. W razie problemów księgowa wyjaśni, czy lepszy będzie zwrot części ceny, czy anulowanie sprzedaży i ponowne udokumentowanie.
Waluty, zagranica i uzgodnienie sposobu przekazania
KSeF nie ogranicza Cię do złotówek. Jeżeli Twoja branża posługuje się euro lub dolarami, fakturowanie w walucie nadal jest możliwe, natomiast w ewidencji musisz prawidłowo wykazać przeliczenia i kursy. Przy sprzedaży dla kontrahentów zagranicznych w relacjach B2B kluczowe jest wcześniejsze uzgodnienie, jak przekażesz e-fakturę. Nie każdy partner z zagranicy ma dostęp do polskiego KSeF — często strony umawiają się na wysłanie wizualizacji (PDF) lub udostępnienie dokumentu przez integrację programów. Sama „marżowa” logika nie znika, ale komunikacyjnie opłaca się ustalić zasady zanim pojawi się pierwsza faktura.
Najczęstsze potknięcia i jak ich uniknąć „po ludzku”
Najczęściej problemem nie jest KSeF, tylko rutyna. Sprzedawca zapomina o adnotacji, bo „zawsze tak fakturował”, albo dopisuje w wierszu nazwy towaru informację o marży, co bywa nieczytelne i podatne na błędy. Innym razem ktoś próbuje w jednej pozycji zastosować normalny VAT, a w kolejnej marżę, choć dotyczy to tego samego przedmiotu — taka mieszanka wprowadza chaos. Najprościej wyrobić sobie nawyk: jasny opis rzeczy lub usługi w pozycji, a adnotacja o procedurze w polu przewidzianym na uwagi. Resztę — kalkulację i dokumenty źródłowe — trzymasz w ewidencji tak, by w razie pytań z urzędu nie szukać po kartonach.
Co KSeF zmienia na plus w marży
Największą korzyścią jest przewidywalność. Każda przyjęta przez KSeF faktura dostaje swój KSeF ID, czyli cyfrowy „dowód istnienia”. Twoja księgowość nie musi zastanawiać się, czy klient dostał maila z załącznikiem, bo dokument jest w systemie i można go pobrać prosto z „źródła”. Dodatkowo, jednolity format ułatwia automatyzację: programy potrafią szybciej łączyć płatności z dokumentami, a zwroty VAT — przy spełnieniu warunków — potrafią dotrzeć szybciej, bo fiskus dostaje dane w spójnym układzie.
Jak przygotować firmę marżową do KSeF bez rewolucji
Najpierw upewnij się, że Twój program potrafi dodać czytelną adnotację i wysłać e-fakturę w strukturze FA(3). Następnie spisz krótką instrukcję dla zespołu: jak opisywać przedmiot sprzedaży, gdzie wpisywać adnotację, jak postępować przy korekcie. Równolegle uporządkuj ewidencję zakupów, bo to ona „udźwige” prawo do marży. Na koniec zrób kilka prób w środowisku testowym lub na drobnych transakcjach — wyślij, odbierz, skoryguj — tak, żeby pierwszy „poważny” dokument nie był eksperymentem.
Podsumowanie
Marża to pragmatyczny, uczciwy sposób opodatkowania obrotu rzeczami i usługami, w których najważniejsza jest różnica między zakupem a sprzedażą. KSeF nie przewraca tej logiki do góry nogami — sprawia tylko, że dokument staje się cyfrowy, jednoznaczny i łatwo dostępny dla obu stron. Dobrze przygotowana adnotacja, rzetelny opis pozycji i porządek w ewidencji to trzy filary, które sprawią, że fakturowanie marży w KSeF będzie zwyczajnie… nudne. A tak właśnie powinno być.
Jeśli chcesz przejść przez to wdrożenie spokojnie — od pierwszego szablonu faktury po procedury korekt — Twoje Biuro Rachunkowe w Chorzowie chętnie Ci w tym pomoże. Przygotujemy konfigurację programu, przeszkolimy zespół, uporządkujemy ewidencję zakupów i stworzymy proste instrukcje „krok po kroku”, aby każda marżowa e-faktura była poprawna od razu. Daj znać, a zajmiemy się resztą.
0 komentarzy